กองทรัพยากรมนุษย์ มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ได้จัดทำนโยบายฉบับนี้ เพื่อเป็นการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลสำหรับผู้สมัครงานให้ปลอดภัยตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 โดยเอกสารฉบับนี้จะแจ้งให้ทราบถึงรายละเอียดซึ่งเกี่ยวข้องกับการดำเนินการใดๆที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคลของผู้สมัครงาน ตามขอบเขตและวัตถุประสงค์ภารกิจงานของกองทรัพยากรมนุษย์ มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์
ก. ขอบเขตและนิยาม
นโยบายนี้ให้ใช้ครอบคลุม ผู้สมัครงาน ซึ่งทำการสมัครผ่านช่องทาง http://hrfs.person.tu.ac.th/hrtuweb/ ได้แก่ บุคคลทั่วไป และบุคลากรภายในมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์
การประมวลผล หมายถึง การดำเนินการใดๆ ที่กระทำต่อข้อมูลส่วนบุคคลของผู้สมัครเข้าเป็นพนักงานมหาวิทยาลัย ได้แก่ การเก็บ รวบรวม การใช้ การเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล รวมถึงทำลายข้อมูลส่วนบุคคลของผู้สมัครงาน ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลที่ได้รับจากช่องทางใดก็ตาม
ข้อมูลส่วนบุคคล หมายถึง ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับบุคคลซึ่งทำให้สามารถระบุตัวตนบุคคลนั้นได้ ไม่ว่าทางตรงหรือทางอ้อม ตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562
HRTU หมายถึง กองทรัพยากรมนุษย์ มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์
ข. ประเภทของข้อมูลส่วนบุคคลที่นำมาประมวลผล
1. ข้อมูลอัตลักษณ์ เช่น ชื่อ นามสกุล คำนำหน้า
2. ข้อมูลติดต่อ เช่น ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ อีเมล รวมถึงข้อมูลของผู้ติดต่อฉุกเฉิน
3. ข้อมูล ID เช่น เลขบัตรประชาชน เลขที่หนังสือเดินทาง
4. ข้อมูลส่วนตัว เช่น วันเดือนปีเกิด อายุ เพศ สถานภาพ สัญชาติ รูปถ่าย ข้อมูลสถานภาพทางทหาร
5. ข้อมูลผลการทดสอบ เช่น ผลการทดสอบความถนัดหรือความเชี่ยวชาญด้านต่างๆ การสอบเพื่อวัดความรู้ความสามารถทั่วไป (ภาค ก.) การทดสอบทักษะด้านภาษาต่างประเทศ ผลทดสอบข้อเขียนและการสัมภาษณ์
6. ข้อมูลเกี่ยวกับการศึกษา คุณสมบัติและความสามารถ เช่น วุฒิการศึกษา สถาบัน/มหาวิทยาลัย ประวัติการศึกษา ประวัติการฝึกอบรม ผลการศึกษา
7. ข้อมูลประวัติการทำงาน
8. เอกสารหลักฐานต่างๆ เช่น สำเนาบัตรประชาชน สำเนาทะเบียนบ้าน ใบแสดงผลการศึกษา/สำเนาวุฒิการศึกษา หนังสือรับรองการผ่านงาน
นอกจากนี้ HRTU อาจจะประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลประเภทพิเศษที่มีความอ่อนไหว หลังจากที่ผู้สมัครผ่านการคัดเลือกแล้ว เช่น ข้อมูลสุขภาพ และข้อมูลประวัติอาชญากรรม เป็นต้น ตามเหตุผลด้านการพิสูจน์ความผิดทางกฎหมายและความจำเป็นด้านสวัสดิการและสิทธิประโยชน์ในการบรรจุเป็นพนักงานมหาวิทยาลัยฯ ดังนั้นผู้สมัครจึงไม่จำเป็นต้องเปิดเผยข้อมูลที่มีความอ่อนไหวในขั้นตอนการสมัครงานผ่านเว็บไซต์นี้
ค. การเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคล
HRTU จะดำเนินการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลจาก ผู้สมัครเข้าเป็นพนักงานมหาวิทยาลัยโดยตรงเท่านั้น
- การกรอกข้อมูลส่วนบุคคลของผู้สมัครในระบบสมัครงาน ผ่านช่องทาง http://hrfs.person.tu.ac.th/hrtuweb/
- การเก็บข้อมูลประกอบการพิจารณาสำหรับผู้สมัครที่สอบผ่านข้อเขียน
- ข้อมูลโดยตรงที่ได้รับจากการใช้บริการเว็บไซต์หรือระบบสมัครงาน โดย HRTU มีการใช้คุกกี้เพื่อเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลตามที่กำหนดไว้ตาม นโยบายการใช้คุกกี้ ( Cookie policy ) (รายละเอียดเพิ่มเติม )
ง. วัตถุประสงค์ของประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล
HRTU จะดำเนินการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของผู้สมัครงานโดยมีขอบเขต และใช้วิธีการที่ชอบด้วยกฎหมาย ทั้งนี้การประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของผู้สมัคร มีวัตถุประสงค์เพื่อกระบวนการสรรหาและคัดเลือกเป็นพนักงานมหาวิทยาลัยฯ ใช้เพื่อการติดต่อแจ้งข้อมูลข่าวสารที่เกี่ยวกับกระบวนการสรรหาและคัดเลือก และเพื่อใช้ในกระบวนการรายงานตัวเพื่อยืนยันสิทธิ์ ตามฐานประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 ซึ่งสรุปได้ดังนี้
- กิจกรรมการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล
- 1. เพื่อดำเนินการที่จำเป็นในขั้นตอนพิจารณาและคัดเลือกผู้สมัครงานในขั้นตอนต่างๆ
- ขั้นตอนการสมัครผ่านเว็บไซต์ HRTUM
- ขั้นตอนการสัมภาษณ์
- ขั้นตอนการประเมินและคัดเลือก
- ประเภทข้อมูล
-
- ข้อมูล ID
- ข้อมูลอัตลักษณ์
- ข้อมูลส่วนตัว
- ข้อมูลติดต่อ
- ข้อมูลผลการทดสอบ
- ข้อมูลเกี่ยวกับการศึกษา
- ข้อมูลประวัติการทำงาน
- เอกสารหลักฐานต่างๆ
- ฐานกฎหมายที่ใช้ในการประมวลผลข้อมูล
-
- ฐานประโยชน์อันชอบธรรมด้วยกฎหมายของผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล
- ฐานการปฏิบัติตามสัญญา
- ฐานความยินยอม
- กิจกรรมการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล
- 2. เพื่อดำเนินการติดต่อสื่อสาร การนัดหมาย การสัมภาษณ์งาน การแจ้งผลการคัดเลือก และเพื่อตรวจสอบ หรือขอเอกสารเพิ่มเติม
- ประเภทข้อมูล
-
- ข้อมูล ID
- ข้อมูลอัตลักษณ์
- ข้อมูลส่วนตัว
- ข้อมูลติดต่อ
- ข้อมูลผลการทดสอบ
- ข้อมูลเกี่ยวกับการศึกษา
- ข้อมูลประวัติการทำงาน
- เอกสารหลักฐานต่างๆ
- ฐานกฎหมายที่ใช้ในการประมวลผลข้อมูล
-
- ฐานประโยชน์อันชอบธรรมด้วยกฎหมายของผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล
- ฐานการปฏิบัติตามสัญญา
- ฐานความยินยอม
- กิจกรรมการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล
- 3. เพื่อดำเนินการแต่งตั้งและบรรจุเป็นพนักงานมหาวิทยาลัยฯ กรณีเป็นผู้ผ่านการคัดเลือก
- การรายงานตัวยืนยันสิทธิ์เมื่อเป็นผู้ผ่านการคัดเลือก
- การดำเนินการตรวจสอบประวัติและคุณสมบัติก่อนการแต่งตั้งและบรรจุเป็นพนักงานมหาวิทยาลัยฯ
- การส่งข้อมูลของผุ้สมัครหรือรายงานการสัมภาษร์ให้ฝ่ายที่เกี่ยวข้องรับทราบ เพื่อประโยชน์ในการบริหารจัดการของมหาวิทยาลัย
- ประเภทข้อมูล
-
- ข้อมูล ID
- ข้อมูลอัตลักษณ์
- ข้อมูลส่วนตัว
- ข้อมูลติดต่อ
- ข้อมูลผลการทดสอบ
- ข้อมูลเกี่ยวกับการศึกษา
- ข้อมูลประวัติการทำงาน
- เอกสารหลักฐานต่างๆ
- ข้อมูลประเภทพิเศษที่มีความอ่อนไหว
- ฐานกฎหมายที่ใช้ในการประมวลผลข้อมูล
-
- ฐานประโยชน์อันชอบธรรมด้วยกฎหมายของผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล
- ฐานการปฏิบัติตามสัญญา
- ฐานความยินยอม
จ. ระยะเวลาการจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคล
HRTU จะทำการจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลของผู้สมัครงานเป็นเวลา 1 ปีนับแต่สิ้นสุดกระบวนการคัดเลือกผู้สมัครเข้าเป็นพนักงานมหาวิทยาลัยฯ และเมื่อพ้นระยะเวลาดังกล่าวจะทำลายข้อมูลส่วนบุคคลทั้งหมดภายใน 30 วัน เว้นแต่ผู้สมัครได้รับการคัดเลือกให้บรรจุและแต่งตั้งเป็นพนักงานมหาวิทยาลัยฯ โดย HRTU จะทำการโอนข้อมูลส่วนบุคคลของผู้สมัครงานไปยังฐานข้อมูลบุคลากรของมหาวิทยาลัยต่อไป
ฉ. สิทธิของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล
ในฐานะเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 ผู้สมัครสามารถใช้สิทธิได้ดังต่อไป
1. สิทธิขอเข้าถึงและขอรับสำเนาข้อมูลส่วนบุคคลที่เกี่ยวกับตนซึ่งอยู่ในความคุ้มครองของมหาวิทยาลัย หรือขอให้เปิดเผย ถึงการได้มาซึ่งข้อมูลส่วนบุคคลที่ตนไม่ได้รับความยินยอม (Right of Access)
2. สิทธิขอรับข้อมูลส่วนบุคคลที่เกี่ยวกับตนจากมหาวิทยาลัย ในกรณีที่มหาวิทยาลัยได้ทำให้ข้อมูลส่วนบุคคลนั้นอยู่ในรูปแบบที่สามารถอ่านหรือใช้งานโดยทั่วไปได้ด้วยเครื่องมือหรืออุปกรณ์ที่ทำงานได้โดยอัตโนมัติและสามารถใช้หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลได้ด้วยวิธีการอัตโนมัติ รวมทั้งสิทธิขอให้มหาวิทยาลัยส่งหรือโอนข้อมูลส่วนบุคคลในรูปแบบดังกล่าวไปยัง ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลอื่นเมื่อสามารถทำได้ด้วยวิธีการอัตโนมัติ และสิทธิขอรับข้อมูลส่วนบุคคลที่มหาวิทยาลัยส่ง หรือโอนข้อมูลส่วนบุคคลในรูปแบบดังกล่าวไปยัง ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลอื่นโดยตรง เว้นแต่โดยสภาพทางเทคนิค ไม่สามารถทำได้ (Right to Data Portability)
3. สิทธิคัดค้านการเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลที่เกี่ยวกับตน (Right to Object)
4. สิทธิขอให้มหาวิทยาลัยดำเนินการลบหรือทำลาย หรือทำให้ข้อมูลส่วนบุคคลเป็นข้อมูลที่ไม่สามารถระบุตัวบุคคล ที่เป็นเจ้าของข้อมูลได้ (Right to Erasure)
5. สิทธิขอให้มหาวิทยาลัยระงับการใช้ข้อมูลส่วนบุคคล (Right to Restriction of Processing)
6. สิทธิร้องขอให้มหาวิทยาลัยดำเนินการให้ข้อมูลส่วนบุคคลถูกต้อง เป็นปัจจุบัน สมบูรณ์ และไม่ก่อให้เกิดความเข้าใจผิด (Right to Rectification)
ผู้สมัครงานสามารถติดต่อ HRTU เพื่อขอใช้สิทธิของเจ้าของข้อมูลข้างต้นได้ อย่างไรก็มหาวิทยาลัยอาจปฏิเสธการใช้สิทธิดังกล่าวข้างต้นของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลหรือผู้มีอำนาจกระทำแทนได้หากไม่ขัดต่อกฎหมาย
ช. ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับประกาศด้านความเป็นส่วนบุคคล และการติดต่อประสานงาน
หากผู้สมัครมีประสงค์จะใช้สิทธิดังกล่าวข้างต้น หรือมีข้อร้องเรียนเกี่ยวกับการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล โปรดติดต่อกองทรัพยากรมนุษย์ มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ โทร. 02-5644440-4 ต่อ 1897 (ภายในวัน และเวลาทำการ) หรือช่องทาง E-mail : tsakoont@tu.ac.th